Wie schaffst Du das alles? Weil ich die Frage ziemlich oft höre, schreibe ich heute über meine Strategien. Natürlich muss Jede*r ihr/sein eigenes Zeit- und Organisationsmanagement entwickeln. Kernpunkt bei allen meinen Entscheidungen ist die Motivation. Weil ich beruflich auf mehreren Standbeinen stehe und mich zudem ehrenamtlich engagiere, hinterfrage ich diese regelmäßig, gelegentlich auch mit Hilfe eines Coaches. Von Veit Lindau habe ich beispielsweise gelernt, zu unterscheiden „was wirklich-wirklich wichtig ist“. So gelingt es mir, nicht mehr passende oder erledigte Dinge loszulassen und mich auf das Wesentliche zu fokussieren.

Struktur und Freiraum

Ich arbeite mit Zeitplänen. Der Jahresplan enthält alle wichtigen beruflichen Termine und wird laufend ergänzt oder aktualisiert. Der Quartalsplan priorisiert, was ich tatsächlich umsetzen kann und möchte. Wochenpläne halten Zeitfenster für die jeweiligen Aufgaben frei. Dabei verplane ich nicht jede verfügbare Stunde, um Unvorhergesehenes bearbeiten zu können. Journalist*innen sind an Abgabetermine gebunden und ich liefere pünktlich. Treten Schwierigkeiten auf, die das Fertigstellen gefährden, kommuniziere ich frühzeitig mit der Redaktion oder den Auftraggebern. Die Zeitpläne sind jedoch nicht mehrere verschiedene, was uneffektiv wäre – ich präzisiere den groben Plan in Abschnitte. In Spitzenbelastungszeiten arbeite ich ergänzend mit to-do-Listen.

Dinge verbinden

Nicht jede Information, die mich erreicht, kann ich sofort verarbeiten. Aber ob sie wichtig ist oder noch werden kann, entscheide ich sofort. Termine trage ich in den Zeitplan ein, Nichtrelevantes lösche ich sofort. Bearbeite ich ein Thema nicht journalistisch, kann es als Hintergrundwissen oder für meinen Unterricht hilfreich sein. Ideen und Quellen speichere ich sofort im entsprechenden Ordner. Dateien benenne ich so, dass ich sie wiederfinden kann. Habe ich etwas aus der Gedankenrubrik „Könnte-vielleicht-wichtig-werden“ gelöscht, lässt es sich fast immer wieder beschaffen. Wenn nicht, war es meist nicht wirklich wichtig.

Digital Detox

Um Missverständnissen vorzubeugen: ich finde die Chancen der Digitalisierung super. Vieles, was noch vor Jahren umständlich war und sei es, die Abfahrtszeit eines Zuges herauszusuchen, eine Ansprechperson zu finden oder viele Menschen gleichzeitig zu erreichen, gelingt heute in Sekunden. Ich probiere vieles aus. Was mir keine Zeit- oder Organisationsersparnis bringt, verabschiede ich wieder. Die sozialen Medien verleiten zu Ablenkung. Ich checke nicht alle fünf Minuten meine E-Mails, bin nicht daueronline und nur bei ausgewählten Plattformen präsent. Persönliche Kommunikation führe ich direkt. Fernsehen schaue ich relativ wenig.

Fokus und Bewegung

Kaum jemand, der mit dem Kopf arbeitet, kann sich zwölf Stunden am Tag konzentrieren. Zumindest nicht, wenn man gesund bleiben will. Ich begrenze meine tägliche geistige Arbeitszeit. Ist das aus inhaltlichen oder fremdbestimmten Gründen nicht möglich, arbeite ich an anderen Tagen kürzer. Ich gehöre leider nicht zu den Menschen, die nur vier Stunden Schlaf benötigen. Da das Leben mehr als Arbeit zu bieten hat, auch wenn sie Spaß macht, halte ich Pausen ein. Im Idealfall mit Bewegung, mindestens Yoga, aber auch der Haushalt schafft Abwechslung. Weitere Prioritäten setzen familiäre Verpflichtungen. Der Ansatz „Folge der Freude“ von Veit Lindau ist für mich schlüssig. Er heißt nicht, sich von allem Unliebsamen und Unbequemen abzuschotten, sondern abzuwägen, was Energie bringt und was (nur) Energie kostet. In Balance lassen sich auch schwierige Phasen bewältigen.

Nein-Sagen

Zeit ist neben Gesundheit das kostbarste Gut. Auch wenn ich mich gelegentlich unbeliebt mache, sage ich Nein, wenn ich Nein meine. Das war nicht immer so. Ich kann nicht jedermanns Freundin sein und ich muss das auch nicht. Dahin zu gelangen, war ein Prozess. Der ist nicht abgeschlossen, ich lerne weiter.

 

Foto: Dagmar Möbius

“Heute wegen gestern geschlossen” – Schild an einem Sportvereinsheim, kürzlich gesehen in Dresden

 

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